ARRÊTÉ FIXANT LES STRUCTURES ORGANISATIONNELLES ET FONCTIONNELLES DES UNITÉS ET DIRCTIONS DU MINISTÈRE DE LA PLANIFICATION ET DE LA COOPÉRATION EXTERNE

Jameson Pierre-louis 0

 


LIBERTÉ      ÉGALITÉ      FRATERNITÉ

RÉPUBLIQUE D’HAÏTI

Vu la Constitution de la République ;

Vu le décret du 2 février 2016 organisant le Ministère de la Planification et de la Coopération Externe

Vu la loi du 4 mai 2016 remplaçant le décret du 16 février 2005 sur le processus d’élaboration et d’exécution des lois de finances

Vu la loi du 10 juin 2009 fixant les règles générales relatives aux marchés publics et aux conventions de concession d’ouvrage de service public

Vu le décret du 17 mai 2005 portant révision de la fonction publique dans l’Administration publique haïtienne

Vu le Décret du 17 mai 2005 portant organisation de l'Administration Centrale de l'État; notamment les articles 40, 40.1, 40.2, 40.3, 40.4, 40.5, 40.6 et 41

Vu le décret du 23 novembre 2005 établissant l'organisation et le fonctionnement de la Cour Supérieure des Comptes et du Contentieux Administratif

Vu le décret du 6 janvier 2015 reconnaissant le droit de tout administré à s’adresser à l’Administration publique par des moyens électroniques ;

Vu le décret du 6 janvier 2016 portant amendement du décret du 17 mai 2005 portant organisation de l’Administration centrale de l’État

Vu l’arrêté du 25 mai 2009 portant organisation et fonctionnement de l’Office de Management et des Ressources Humaines (OMRH)

Vu l’arrêté du 12 avril 2013 fixant la règle déontologique applicable aux agents de la fonction publique

Considérant que le Ministère de la Planification et de la Coopération Externe doit jouer un rôle central dans la planification du développement social et économique du pays ;

Considérant que les unités et directions du Ministère doivent conjuguer leurs efforts pour accomplir les missions du Ministère de la Planification et de la Coopération Externe

Considérant qu’il y a lieu à cet effet d’organiser leurs structures organisationnelles et fonctionnelles, conformément aux exigences des articles 17, 22, 23, 31 du décret du 2 février 2016 organisant le Ministère de la Planification et de la Coopération Externe ;

Sur le rapport du Ministère de la Planification et de la Coopération Externe,

Et après délibération en Conseil des Ministres ; 

ARRÊTE

 

CHAPITRE I

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article 1er.-     Le présent arrêté a pour objet de fixer les modalités d'application du décret du 2 février 2016 organisant le Ministère de la Planification et de la Coopération Externe, en fixant la structuration organisationnelle et fonctionnelle de ses différentes unités et directions.

Article 1.1.- Chaque direction du ministère est dirigée par un directeur, fonctionnaire de carrière, assiste d’un assistant directeur, également fonctionnaire de carrière.

Chaque unité du ministère est dirigée par un coordonateur, fonctionnaire de carrière, assisté d’un assistant coordonnateur, également fonctionnaire de carrière.

Chaque service ou cellule est dirigé par un chef de service ou un chef de cellule, qui peut être un agent public contractuel de la fonction publique ou un fonctionnaire.

Article 1.2 : Toutes les directions et unités sont dans l’obligation de rédiger et travailler selon un manuel de procédure propre au service.

Article 1.3 : Les modalités de collaboration entre les différentes directions et unités sont fixées dans le règlement interne du ministère, et selon les directives du ministre.

CHAPITRE II

DES UNITÉS RATTACHÉES A LA DIRECTION GENERALE

Article 2.-       Les Unités rattachées à la Direction Générale sont :

1)                   Unité des Etudes et de programmation

2)                  Unité d’observation de la Pauvreté et de l’exclusion sociale

3)                  Unité des Affaires Juridiques

4)                  Unité des technologies de l’information et de la communication et de la documentation

5)                  Unité de coordination des directions départementales  

Section 1er : Unité des Etudes et de Programmation

Article 3.-       L’UEP est chargée de :

a)      Élaborer des études de faisabilité, analyses sectorielles et diagnostics permettant la définition des priorités de développement national et local.

b)      Produire des outils de planification (schémas, notes d’orientation, budgets-programmes) alimentant la programmation de l’investissement public.

c)      Contribuer à la cohérence entre plans sectoriels et stratégie globale du MPCE

Article 3.1.-    Enumérer l’ensemble des cellules de cette unité

Article 3.2 – Fonctionnement

  1. L’UEP élabore un plan de travail annuel intégrant les activités de toutes ses cellules, avec un calendrier et des indicateurs de suivi.
  2. Les chefs de cellules tiennent une réunion de coordination hebdomadaire avec la coordination de l’UEP afin d’harmoniser les travaux et d’éviter les chevauchements.
  3. Les productions (études, notes, rapports) suivent un circuit interne de validation :
    a) préparation par la cellule compétente,
    b) révision technique par une autre cellule si nécessaire,
    c) validation finale par la coordination.
  4. Un registre interne consigne toutes les demandes d’études ou d’analyses reçues, avec date, service demandeur, état d’avancement et date de livraison.
  5. Les données et documents de travail sont centralisés dans un système de gestion documentaire interne accessible à toutes les cellules de l’UEP.
  6. Les rapports d’activités sont produits trimestriellement et comprennent un bilan des réalisations, des difficultés rencontrées et des recommandations d’amélioration.

Section 2 : Unité d’observation de la Pauvreté et de l’exclusion sociale

Article 4-        L’UOPES a pour attributions principales de :

a)      Collecter, analyser et publier des données sur la pauvreté et l’exclusion sociale.

b)      Informer la planification des interventions publiques et la programmation de l’investissement pour réduire les vulnérabilités.

c)      Appuyer la planification locale par des diagnostics précis de l’état social

Article 4.1 : Enumérer les cellules de l’Unité

Article 4.2 : Fonctionnement

  1. L’UOPES dispose d’un protocole normalisé de collecte et d’analyse des données statistiques et qualitatives, appliqué par toutes ses cellules.
  2. Les réunions techniques internes sont tenues deux fois par mois pour faire le point sur :
    • l’état des collectes en cours,
    • les traitements statistiques,
    • la diffusion des résultats.
  3. Les bases de données sont hébergées sur un serveur sécurisé, avec accès différencié selon les profils d’utilisateurs.
  4. Toute donnée externe utilisée par l’UOPES doit être documentée et sourcée pour assurer sa fiabilité.
  5. Les résultats d’analyses sont systématiquement accompagnés de fiches méthodologiques précisant les sources, méthodes et limites.
  6. Un rapport consolidé semestriel est transmis à la Direction Générale, et un rapport annuel est publié pour diffusion externe.

Section 3 : Unité des Affaires Juridiques

Article 5 .L’UAJ a pour attributions :

a)      Assurer un service de conseil à l’ensemble du ministère

b)      Contribuer à l’élaboration de contrats, d’accords et de tous autres textes juridiques et règlementaires du ministère

c)      Tenir à jour le recueil des textes législatifs et réglementaires régissant les activités du ministère

d)     Récupérer et recevoir en dépôt et conserver les titres et bâtiments reçus ou achetés par le ministère, et toutes les correspondances ayant un aspect légal et juridique

e)      Assurer la cohérence et la conformité des textes législatifs et réglementaires proposés par les structures centrales et déconcentrées et des organismes sous tutelle 

f)       Participer à toute commission traitant de dossiers à caractère juridique et légal ;

g)      Exercer toutes autres attributions connexes relevant de son champ d’action.

Article 5.1 : L’Unité des Affaires Juridiques (UAJ) comprend :

1)                  La Coordination

2)                  Une cellule de conseil et du contentieux

3)                  Une cellule de rédaction juridique et contractuelle

4)                  Une cellule de gestion documentaire et veille juridique

5)                  La commission ministérielle des marchés publics est rattachée à l’UAJ

Article 5.2 – Fonctionnement

1.         L’UAJ centralise toutes les demandes juridiques via un registre électronique interne indiquant la date de réception, le service demandeur et l’état de traitement.

2.         Chaque cellule tient un dossier de suivi pour chaque affaire ou projet de texte, comprenant toutes les pièces, notes et versions successives.

3.         Les réunions de coordination internes sont organisées chaque semaine afin de répartir les dossiers, échanger sur les points de droit complexes et harmoniser les positions juridiques.

4.         Les avis, contrats et textes rédigés suivent un format standard et sont archivés dans la base documentaire juridique commune à toutes les cellules.

5.         Les titres, contrats et documents légaux physiques sont conservés dans un espace sécurisé, avec registre d’accès et contrôle périodique.

6.         La veille juridique est partagée chaque mois avec toutes les directions et unités via une note circulaire.

Section 4 : Unité des technologies de l’information et de la communication et de la communication

Article 6.- L’UTICD a pour attributions principales de :

a)      Concevoir et maintenir les outils TIC pour la collecte, la gestion, la diffusion et la coordination des données de planification et de coopération.

b)      Soutenir l’efficacité du processus de programmation, suivi-évaluation et communication interne du MPCE.

c)      Exercer toutes autres attributions connexes relevant de son champ d’action.

Article 6.1.- (À compléter)

Article 6.2 – Fonctionnement

  1. L’UTIC élabore un plan directeur informatique et communication mis à jour tous les deux ans.
  2. Les incidents techniques sont traités via un système de tickets internes géré par le service support.
  3. Les réunions de coordination entre cellules techniques et communication sont tenues deux fois par mois pour aligner les priorités.
  4. Les projets TIC suivent une méthodologie formalisée (planification, développement, test, déploiement, maintenance).
  5. La sécurité informatique est assurée par :
    • la gestion centralisée des accès,
    • la mise à jour régulière des systèmes,
    • des sauvegardes planifiées.
  6. Un rapport semestriel sur l’état des infrastructures, logiciels et communications est soumis à la Direction Générale.

Section 5 : Unité de coordination des directions départementales 

Article 7.- l’UCDD a pour attributions principales de :

a)      Assurer la liaison technique entre la direction centrale et les directions départementales.

b)      Accompagner la mise en œuvre des stratégies nationales à l’échelon local, en termes de planification et programmation de l’investissement public

c)      Exercer toutes autres attributions connexes

Article 7.1.- (À compléter)

Article 7.2 – Fonctionnement

  1. L’UCDD tient un calendrier annuel de missions et de réunions avec les directions départementales.
  2. Chaque direction départementale transmet un rapport mensuel standardisé sur ses activités, difficultés et besoins.
  3. Les réunions de coordination avec les directeurs départementaux se tiennent chaque trimestre, avec compte rendu écrit.
  4. Les échanges d’informations se font par le biais d’un réseau de communication interne sécurisé.
  5. Les visites sur le terrain font l’objet d’un rapport de mission consigné dans un registre central.
  6. L’UCDD prépare un rapport annuel consolidé regroupant toutes les informations transmises par les départements.

CHAPITRE III

DES DIRECTIONS ADMINISTRATIVES

Section 1er : Direction des Affaires Administratives et du Budget

Article 8.- La direction des affaires administratives et du budget :

a)      gère les ressources matérielles et financières du ministère dans le respect de la loi ;

b)      procède de concert avec les autres directions à l'élaboration du budget annuel consolidé de fonctionnement et de développement ;

c)      prépare le rapport trimestriel sur la situation comptable et budgétaire du ministère ;

d)     assure la gestion et l’entretien des biens meubles et immeubles ainsi que du matériel de transport du ministère ;

e)      élabore et fait appliquer les règlements intérieurs, les normes et procédures administratives en matière de gestion de ressources matérielles et financières ;

f)       exécute toutes tâches connexes.

Article 8.1.- La DAAB comprend :

1)      La Direction

2)      Le service de la comptabilité

3)      Le service de gestion des ressources matérielles

4)      Le service de la correspondance

Article 8.2 – Fonctionnement

1.         La DAAB prépare un plan annuel de gestion budgétaire et matérielle intégrant les activités de la comptabilité, du service des ressources matérielles et de la correspondance.

2.         Les inventaires physiques des biens sont réalisés au moins deux fois par an, avec rapport de contrôle.

3.         La comptabilité tient des états financiers mensuels et les transmet à la direction pour validation.

4.         Le service de la correspondance applique un circuit formalisé de réception, d’enregistrement, de distribution et d’archivage du courrier.

5.         Les achats et dépenses suivent un manuel interne de passation des marchés conforme à la loi.

6.         Un comité budgétaire interne se réunit chaque mois pour suivre l’exécution des crédits.

Section 2 : Direction des Ressources Humaines (DRH)

Article 9 :       La direction des ressources humaines :

a) procède, en collaboration avec la direction générale et l'Office de management et des ressources humaines (OMRH), au recrutement du personnel, établit les plans de carrière et en assure le suivi ;

b) participe à l'exécution de tous les programmes de perfectionnement et de motivation du personnel pour en améliorer la performance ;

c) garantit aux personnels les avantages sociaux et matériels attachés à leur statut ;

d) veille à la mise en œuvre, à l'application et au respect de la loi portant statut général de la fonction publique ;

e) planifie la dotation en personnels et les affectations ;

f) veille à l'exécution de la grille salariale ;

g) suggère toutes mesures concourant à une meilleure gestion du personnel ;

h) exécute toutes autres tâches connexes.

Article 9.1 :  

1)      La Direction

2)      Le service de la gestion stratégique des ressources humaines

3)      Le service de la gestion administrative des ressources humaines

4)      Le service de la gestion des avantages sociaux et de la relation de travail

5)      L’infirmerie

Article 9.2 : La direction des ressources fonctionne sous l’autorité d’un directeur.

1.      Elle suit les directives de l’Office de management et des ressources humaines

2.      Elle organise un plan de travail annuel et produit un rapport trimestriel et annuel transmis à la Direction Générale et tient une réunion de coordination au moins une fois par mois.

3.      Elle travaille sous le contrôle du ministre et de la Direction générale chacun en leurs attributions légales.

4.      Elle entretient des liens fonctionnels avec les autres directions et unités du ministère.

CHAPITRE IV

DES DIRECTIONS TECHNIQUES

Section 1er : Direction de la Planification économique et sociale (DPES)  

Article  10 :    La Direction de la Planification économique et sociale (DPES) :

a)      Élaborer des politiques, stratégies et plans de développement économique et social conformes au plan gouvernemental et PSDH.

b)      Produire des études prospectives, statistiques et analytiques pour orienter la programmation nationale et sectorielle

Article 10.1 : -La DPES comprend :

1)      La Direction

2)      Le service d’analyse et de prospective

3)      Le service de la planification globale

4)      Le service de planification sectorielle

5)      Le service de statistiques et modélisation 

Article 10.2 – Fonctionnement

1.                  La DPES élabore un plan annuel de planification intégrant les activités des services d’analyse, de planification globale, sectorielle, statistiques et modélisation.

2.                  Les services tiennent des réunions hebdomadaires internes, et la direction organise une réunion de coordination générale au moins deux fois par mois.

3.                  Les documents produits suivent un processus interne de validation : élaboration par le service compétent, contre-expertise par un autre service si nécessaire, validation finale par la direction.

4.                  Les données statistiques et projections sont archivées dans une base centralisée accessible aux services concernés.

5.                  Chaque service présente un rapport mensuel d’avancement au directeur, compilé dans un rapport trimestriel consolidé pour la Direction Générale.

6.                  Les méthodes et outils de planification sont formalisés dans un manuel interne révisé périodiquement.

Section 2 : La Direction de l’Aménagement du territoire et du développement local et Régional (DATDLR)

Article 11 :     La Direction de l’Aménagement du territoire et du développement local et Régional (DATDLR) est chargée de:

a)                  Coordonner l’élaboration et la mise en œuvre du schéma national d’aménagement du territoire.

b)                  Appuyer les stratégies locales de développement spatial, superviser la planification locale et l’aménagement territorial décentralisé

c)                  Exercer toutes taches connexes

Article 11.1: La DALDLR comprend :

1)      La Direction

2)      Le service d’analyse globale de l’espace

3)      Le service de développement des territoires

4)      Le service d’Habitat, Equipement, et développement urbain

5)      Le service de synthèse et information territoriales

Article 11.2 – Fonctionnement

  1. La DATDLR met en œuvre un système d’information territoriale partagé entre tous les services, avec mise à jour régulière.
  2. Les services (analyse de l’espace, développement des territoires, habitat et équipement, synthèse territoriale) se réunissent chaque semaine pour suivi des actions et coordination.
  3. Les projets d’aménagement font l’objet d’un dossier unique comprenant études préalables, cartographies, rapports et décisions.
  4. Les missions sur le terrain sont planifiées dans un calendrier semestriel et font l’objet d’un rapport normalisé.
  5. Les données territoriales collectées sont intégrées dans une cartothèque et un SIG (système d’information géographique).
  6. Un rapport consolidé sur l’aménagement et le développement territorial est produit chaque semestre.

Section 3 : Direction de la Coopération Externe (DCE)

Article 12.- La Direction de la Coopération Externe (DCE) a pour attributions principales de :

a)      Définir, négocier, suivre et coordonner les accords de coopération externe (bilatérale, multilatérale, technique, financière).

b)      Mobiliser et orienter l’aide externe vers les priorités nationales et assurer la cohérence avec les plans du PIP

c)      Exercer toutes taches connexes à son champ d’action

Article 12.1.- La DCE comprend :

1)      La Direction

2)      Le service de coopération bilatérale

3)      Le service de coopération multilatérale

4)      Le service de coopération sud-sud triangulaire

5)      Le service de l’aide alimentaire

6)      Le service de coopération décentralisée

7)      Le service de formation et de bourse (coopération scientifique et culturelle)

8)      Le service d’information et de suivi  

Article 12.2 – Fonctionnement

1.         La DCE centralise toutes les demandes et propositions de coopération via un registre unique électronique, classé par type (bilatérale, multilatérale, sud-sud, etc.).

2.         Les services spécialisés tiennent des réunions de coordination hebdomadaires pour harmoniser leurs interventions et éviter les doublons.

3.         Les missions et déplacements sont soumis à un ordre de mission validé et consignés dans un registre.

4.         Chaque service produit un rapport mensuel d’activités ; la direction consolide ces rapports trimestriellement pour la Direction Générale.

5.         Les documents de coopération sont archivés en version physique et numérique, avec indexation par pays, partenaire ou programme.

6.         Les projets de coopération sont suivis via un tableau de bord actualisé mensuellement.

Section 4 : Direction de la Coordination des Organisations Non Gouvernementales (DCAONG)

Article 13.- La Direction de la Coordination des Organisations Non Gouvernementales (DCAONG) :

a)      Oriente et coordonne l’action des ONG dans le cadre des politiques nationales de développement.

b)      Superviser la reconnaissance, la franchise, le suivi et l’évaluation des ONG actives dans les initiatives du MPCE

c)      Fait des propositions de nouvelles directives au ministre afin de réguler les activités des ONG

Article 13.1.- La DCAONG comprend :

1)      La Direction

2)      Le service de Reconnaissance

3)      Le service de Franchise

4)      Le service d’évaluation et de suivi

Article 13.2 – Fonctionnement

1.         La DCAONG tient un registre national des ONG mis à jour en continu par le service de reconnaissance.

2.         Les demandes de reconnaissance et franchise suivent un circuit interne avec accusé de réception, analyse, validation, et archivage.

3.         Les inspections et évaluations réalisées par le service de suivi sont consignées dans un registre de contrôle avec date, lieu et constatations.

4.         Les réunions de coordination interne se tiennent chaque quinzaine pour croiser les informations des services reconnaissance, franchise et suivi.

5.         Un rapport d’activités et d’évaluation des ONG est produit tous les six mois et transmis à la Direction Générale.

6.         Les échanges avec les ONG se font par canaux officiels (courrier, plateforme en ligne, réunions formelles), avec compte rendu systématique.

Section 5 : Direction de l’Investissement Public (DIP)

Article 14.- La Direction de l’Investissement Public (DIP) a pour attributions principales de :

a)      Coordonner la programmation de l’investissement public et veiller à son intégration dans le budget national.

b)      Élaborer, suivre et évaluer les projets d'investissement en cohérence avec les plans globaux de développement

Article 14.1.- La DIP comprend :

1)      La Direction

2)      Le service d’analyse pré-investissement

3)      Le service de programmation de l’investissement public

4)      Le service de formation et méthodologie

5)      Le service de gestion du SID

6)      Le service des statistiques 

Article 14.2 – Fonctionnement

1.         La DIP prépare un programme triennal glissant des investissements publics, actualisé annuellement, avec contribution de tous ses services.

2.         Les services (pré-investissement, programmation, formation/méthodologie, gestion du SID, statistiques) tiennent une réunion technique hebdomadaire.

3.         Les projets sont enregistrés dans le Système intégré de gestion des investissements publics (SIGIP), avec indicateurs de suivi.

4.         Chaque service fournit un rapport mensuel d’avancement, consolidé au niveau de la direction.

5.         Les outils méthodologiques (guides, manuels, modèles) sont tenus à jour et diffusés à tous les services.

Des sessions de formation interne sont organisées chaque année pour harmoniser les méthodes d’évaluation et de programmation.

Section 6 : Direction du Suivi et de l’Evaluation de l’Investissement Public (DSEIP)

Article 15.- La Direction du Suivi et de l’Évaluation de l’Investissement Public (DSEIP) est chargée de :

a)      Suivre et évaluer la mise en œuvre des investissements publics programmés.

b)     Produire des rapports de performance, analyses d’impact, recommandations pour améliorer l’exécution du PIP

Article 15.1.- La DSEIP comprend :

1)      La Direction

2)      Le service de collecte de données

3)      Le service de suivi de projets

4)      Le service d’évaluation de projets et de statistiques

5)      Le service de formation, accompagnement et méthodologie 

Article 15.2 – Fonctionnement

1.   La DSEIP élabore un plan annuel de suivi et d’évaluation des projets inscrits au programme d’investissement public.

2.   Les services (collecte de données, suivi de projets, évaluation/statistiques, formation/méthodologie) organisent des réunions hebdomadaires pour planifier et suivre les missions.

3.   Les données collectées sont intégrées dans une base informatique sécurisée, avec archivage des rapports et fiches de suivi.

4.   Les évaluations suivent un protocole normalisé comprenant préparation, visite sur site, analyse, rapport et recommandations.

5.   Des rapports trimestriels sont transmis à la Direction Générale, incluant indicateurs de performance et état d’avancement des projets.

6.   La DSEIP organise chaque année un atelier de restitution pour partager les résultats des évaluations et recommandations.

CHAPITRE V

DISPOSITIONS FINALES

Article 16 : Il est créé un « Institut de coopération internationale et du développement » rattaché à la Direction générale. Sa structure et son fonctionnement sont fixés par ses règlements internes.

Article 17 : Des commissions, des programmes ou autres structures temporaires ou permanents peuvent être créé par le ministre. Lorsqu’ils visent à remplir directement une des attributions reconnues par la loi au ministère, leur création se fait par Arrêté du ministre. Dans toutes les autres fois, la structure créée est rattachée à une direction technique ou administrative du ministère.

Article 18-      Le présent Arrêté sera imprimé, publié et exécuté à la diligence du Premier Ministre et du Ministre de la Planification et de la Coopération Externe.

Donné au Palais National, à Port-au-Prince, le … 2025, An 222e de l’Indépendance.

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